Tipps und Tricks

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Dateimanagement und Backups

Fehler passieren immer dann, wenn man sie gerade am wenigsten gebrauchen kann!

Excel und Word von Microsoft sind hochkomplexe Werkzeuge, die sehr viel können und sehr hilfreich sind. Leider fehlt beiden Programmen eine äußerst wichtige Funktion: Beider Programme legen nicht automatisch Versionen an – es gibt keine Versionsverwaltung.

Es ist jedem und jeder schon passiert, dass man irgendwie einen Fehler macht oder man möchte und etwas verändern oder man löscht irgendetwas. Und später stellt sich heraus, dass irgendetwas nicht mehr richtig funktioniert und Fehlermeldungen erzeugt

Leider hängt sich Excel auch ab und zu auf, oder eine Datei lässt sich nicht mehr speichern, weil man zu viele Änderungen am Aussehen über große Tabellen gemacht hat. Auch Excel-Profis und gut bezahlte Leute haben so schon ganze Wochen an Arbeit verloren.

Versionieren leicht gemacht

Da Excel bzw. Word keine Versionierung kennt, muss man selbst mit einer gewissen Selbstdisziplin eine eigene Versionierung aufbauen. Das funktioniert so:

Die Excel-Datei, in der alle Ihre Daten und Berechnungen gespeichert werden, heißt z. B. für den Februar 2021

2021-02-01-MeineWichtigenDaten.xlsx

Das ist das aktuelle Datum rückwärtsgeschrieben – also Jahr-Monat-Tag-MeineWichtigenDaten.xlsx

Das Datum wird an den Anfang des Dateinamens und in dieser Reihenfolge geschrieben, weil sich die Dateien im Datei-Explorer so gut sortiert anzeigen lassen.

Am nächsten Tag – bevor die Arbeit fortgesetzt wird – muss die Datei mit dem neuen Tagesstempel gespeichert werden:

2021-02-02-MeineWichtigenDaten.xlsx

Wenn man die Arbeit für längere Zeit an diesem Tag unterbricht oder eine andere Kollegin weiter an der Excel-Datei arbeitet, sollte die Datei vorher wie folgt abgespeichert werden:

2021-02-02b-MeineWichtigenDaten.xlsx

Am nächsten Tag – bevor die Arbeit fortgesetzt wird – muss die Datei mit dem neuen Tagesstempel gespeichert und dann mit dieser Datei weitergearbeitet werden:

2021-02-03-MeineWichtigenDaten.xlsx

Wenn die Bearbeitung der Excel-Datei abgeschlossen ist und z.B: Serienbriefe fehlerfrei gedruckt oder Reports an die Geschäftsleitung gesendet wurden, bekommt die Excel-Datei den Namen:

2021-02-26-fertig-MeineWichtigenDaten.xlsx>

Von den vielen Vorversionen können bis auf die letzten 5–10 Versionen alle gelöscht werden. Aber erst, wenn die Bearbeitung abgeschlossen und die Ergebnisse fehlerfrei ausgegeben worden sind.

Wenn man sich mit Disziplin an diese Art der Versionierung hält, wird man extrem viel Zeit und sich selbst eine Menge Stress ersparen können.

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